Утвержден
приказом начальника
департамента юстиции
Карагандинской области
от « 02 » марта 2010 года
№ 32/1н

Регламент Департамента юстиции Карагандинской области

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент Департамента юстиции Карагандинской области (далее - Регламент) устанавливает общие правила деятельности Департамента юстиции Карагандинской области (далее - Департамент) в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Конституцией Респуб­лики Казахстан, Законом Респуб­лики Казахстан «Об органах юстиции», Положением о Департаменте, утвержденным приказом и.о. Министра юстиции Респуб­лики Казахстан от «08» января 2004 года № 9 (далее - Положение о Департаменте) и иными нормативными право­выми актами.

2. Требования, установленные настоящим Регламентом, распространяются на всех работников центрального аппарата Департамента и территориальных подразделений.

2. Планирование работы

3. Свою деятельность Департамент осуществляет в соответствии с ежеквартальными и годовыми планами работы.
Ежеквартальное планирование определяет задачи на краткосрочный период, и призвано обеспечивать, прежде всего, реализацию мероприятий годо­вых планов работы. 
Мероприятия годового плана работы могут корректироваться в течение го­да, исходя из политической и социально-экономической ситуации в стране.
4. Планы работы Департамента формируются отделом организационно-контрольной и кадровой работы по мотивированным предложениям структурных подразделений Департамента (далее - подразделения) за 15 календарных дней до начала очередного периода.
5. Планы работы Департамента и ежегодный отчет о результатах его деятельности утверждаются приказом начальника Департамента юстиции Карагандинской области (далее- начальник). При этом планы работы Департамента утверждаются за 5 календарных дней до начала очередного периода. 
6. Планы работы Департамента не позднее 3 дней до планируемого периода направляются для ознакомления и исполнения заместителям начальника и территориальным подразделениям.
7. Ответственность за своевременное и качественное выполнение плановых мероприятий несут начальники управлений юстиции, начальники отделов, курирующие заместители начальника Департамента юстиции Карагандинской области.
О состоянии реализации плановых мероприятий докладывается начальнику ДЮ начальниками отделов, при этом материалы об их исполнении должны быть предварительно согласованы с курирующими заместителями начальника. О ходе выполнения плана работы начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работы ежемесячно докладывается на аппаратных совещаниях Департамента.
Данный порядок распространяется и на организацию исполнения поручений, данных на заседании коллегии, аппаратном и оперативном совещаниях.
8. На основе плана работы Департамента подразделения составляют свои планы работы, которые утверждаются начальником. Корректировки в этот план вносятся утвердившим его лицом на основании мотивированной служебной записки начальнику ДЮ Карагандинской области.
Планы работ отделов, деятельность которых непосредственно курируется начальником ДЮ, утверждаются их начальниками.
9. Работа аттестационной комиссии планируется отдельно.

3. Порядок планирования, подготовки и
проведения заседаний коллегии

10. Коллегия Департамента является консультативно-совещательным ор­га­ном, ее решения обязательны для сотрудников Департамента юстиции.
Численный и персональный состав коллегии определяется начальником Департамента юстиции, который является председателем коллегии.
11. Заседания коллегии Департамента проводятся на государственном и русском языках в соответствии с планом работы коллегии, являются открытыми, при необходимости начальник может объявить о проведении закрытого заседания коллегии. Число рассматриваемых на заседаниях коллегии вопросов не ограничивается.
В случае необходимости по решению начальника могут проводиться внеочередные и выездные заседания коллегии.
12. План работы коллегии разрабатывается отделом организационно-контрольной и кадровой работы на основании предложений начальников отделов, заместителей начальника и утверждается приказом начальника. Изменения в план работы коллегии могут быть внесены только Начальником.
13. Обсуждение вопроса на заседании коллегии проводится в порядке, определяемом ее председателем. Заседание коллегии считается правомочным, если в нем принимают участие не менее двух третей ее членов, которые участвуют в заседаниях без права замены.
Заседание коллегии стенографируется, при необходимости в соответствии с решением председателя коллегии ведется видео-, аудиозапись.
14. Вопросы исполнения поручений Главы государства рассматриваются на заседании коллегии Департамента по мере необходимости, но не реже чем раз в полугодие.
15. Подготовленные отделами материалы коллегии передаются в отдел организационно-контрольной и кадровой работы за 5 дней до заседания коллегии.
Материалы состоят из справки объемом не более 10 страниц, проектов решения коллегии, порядка проведения заседания, пресс-релиза, других документов с курирующих заместителей начальника. Также составляется список лиц, приглашаемых и выступающих на за­се­дании коллегии, и вопросы к отчитывающимся.
Ответственность за своевременность и качество подготовки материалов, вносимых на рассмотрение коллегии, несут начальники отделов, инициировавшие рассмотрение вопроса. 
16. Начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы изучает степень готовности представленных для рассмотрения на заседании коллегии материалов, и докладывает их начальнику, которым утверждается по­вестка дня и регламент работы коллегии.
Снятие запланированных и включение в повестку дня незапланированных вопросов допускается только по указанию начальника или по решению коллегии.
17. На заседание коллегии Департамента могут быть приглашены представители государственных органов, исходя из задач межведомственной координации в смежных сферах деятельности, а также неправительственных организаций. По решению начальника на заседание коллегии могут быть приглашены представители средств массовой информации.
О заседании коллегии его участники уведомляются письмом, в котором указывается повестка дня, докладчик, дата, время и место проведения заседания. Уведомление и явка приглашаемых лиц обеспечивается отделом, ответственным за подготовку вопроса.
18. Заседание коллегии может быть отложено начальником при возникновении обстоятельств, препятствующих проведению коллегии в назначенное время.
19. Отделом организационно-контрольной и кадровой работы материалы коллегии передаются председателю и членам коллегии не позднее 3 дней до дня заседания.
При проведении экстренных заседаний коллегии материалы по рассматриваемым вопросам могут вноситься в отдел организационно-контрольной и кадровой работы в день их проведения и доводиться до участников заседания коллегии непосредственно на заседании.
20. По результатам рассмотрения вопросов на заседании коллегии большинством голосов присутствующих членов коллегии принимается решение коллегии, оформляемое в виде протокола.
Участники заседания коллегии должны вести рабочие записи поручений, данных в их адрес. При этом подразделения, к компетенции которых относится реализация данных на заседании коллегии поручений, должны приступить к их исполнению, не дожидаясь решения коллегии. Аналогичный порядок распространяется и на поручения, данные в ходе аппаратных и оперативных совещаний. 
21. С учетом состоявшегося обсуждения отдел, подготовивший вопрос, в течение 2 дней дорабатывает решение, другие доку­мен­ты и после согласования с курирующим заместителем начальника передаёт их в отдел организационно-контрольной и кадровой работы.
Протокол коллегии, подготовленный отделом организационно-контрольной и кадровой работы на государственном и русском языках, представляется на под­пись председателю коллегии не позднее 5 дней с момента проведения кол­ле­гии.
Приказы, указания и другие организационно-распорядительные докумен­­ты, подготовленные в соответствии с решениями коллегии, визируются  заместителями начальника и представляются начальнику в сроки, установленные решениями коллегии.
После подписания председателем решения коллегии, про­токол незамедли­тельно направляется для ознакомления и исполнения лицам и подразделениям, указанным в решении в качестве исполнителей.
В целях обеспечения качественного и своевременного исполнения решений коллегии, их формулировка должна содержать четкие и ясные поруче­ния о принятии конкретных мер.
В случае, когда срок исполнения поручения протокола коллегии не определен, то оно подлежит исполнению в течение года с момента проведения заседания.
Заместители начальника, начальники подразделений несут персональную ответственность за обеспечение надлежащего и своевременного исполнения решений коллегии.
22. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы осуществляет организа­ционную под­готовку заседаний коллегии, ведет ее делопроизводство, учет и общий кон­троль за исполнением принятых коллегией решений, ежегодно изучает и обобщает практику работы коллегии и вносит предложения начальнику о мерах по совершенствованию ее деятель­ности.
Об исполнении решений коллегии ответственные под­раз­деления представляют подтверждающие материалы начальнику, предварительно согласовав их с курирующими заместителями начальника.
О состоянии реализации решений коллегии докладывается отделом организационно-контрольной и кадровой работы на аппаратных совещаниях Департамента.

4. Организация работы совещаний

23. С целью оперативного руководства деятельностью Департамента не реже одного раза в месяц под председательством начальника проводятся аппаратные совещания в первый понедельник месяца. 
По поручению начальника аппаратные совещания могут проводиться под председательством одного из заместителей начальника.
На аппаратных совещаниях обсуждаются вопросы своевременности исполнения плановых мероприятий и контрольных поручений, рассмотрения обращений граждан, работы с кадрами, организации законопроектной работы, правовой экспертизы проектов нормативных правовых актов, и другие текущие вопросы, связанные с обеспечением надлежащей деятельности Департамента.
Решения, принятые на аппаратном совещании, оформляются протоколом.
Контроль за исполнением решений аппаратного совещания осуществляет отделом организационно-контрольной и кадровой работы, который вправе при необходимости проводить проверки по отчетам, представленным начальниками отделов.
24. Оперативные совещания проводятся по мере необходимости, при этом  порядок организации их проведения аналогичен порядку организации проведения аппаратных совещаний. Время, круг участников определяются в каждом конкрет­ном случае председательствующим, который проводит совещание.    

5. Организация работы подразделений

25. Организация работы структурных подразделений обеспечивается непосредственно их начальниками.
26. Распределение обязанностей и порядок взаимозаменяемости начальников и заместителей начальников Управлений, подготовленные их руководителями, утверждаются начальником Департамента юстиции.

6. Взаимодействие с территориальными органами

6.1. Подготовка и направление в Управления юстиции заданий,
поручений, информационно-методического характера,
контроль за их исполнением

27. Задания и поручения в Управления юстиции направляются в соответствии с планом работы Департамента, а также в рамках исполнения поручений Министра юстиции РК или при рассмотрении обращения физического и юридического лица.
Задания и поручения могут быть даны только начальником или заместителями начальника.
Задания и поручения о представлении в Департамент периодичной отчетной информации могут быть подписаны начальниками отделов. Также начальники отделов вправе направлять на места задания и поручения в рамках находящихся в производстве обращений физических и юридических лиц.
В целях упорядочения запрашиваемой документации и исключения фактов дублирования поручений все даваемые территориальным подразделениям поручения о предоставлении отчетной информации должны предварительно согласовываться с отделом организационно-контрольной и кадровой работы.
Запрещается направление дополнительных заданий и поручений на места, кроме случаев, когда это связано с исполнением новых поручений Министра юстиции РК, общегосударственных мероприятий, некачест­вен­ным исполнением первоначального задания, вновь открывшимися об­стоя­тельствами.
Дополнительные задания и поручения также подписываются начальником или заместителями начальника.
28. Задание или поручение должно содержать четкое изложение целей и задач, оснований, перечень подлежащих выяснению вопросов, форму реализации и сроки исполнения (за исключением поручений, связанных с рассмотрением обращений физических и юридических лиц).
29. Информационные письма, обзоры, методические пособия и иные информационно-аналитические документы, а также документы, подготовленные подразделениями в порядке реализации плановых или иных мероприятий, решений коллегии, могут быть направлены также начальниками отделов.  
30. С целью обеспечения надлежащего учета направляемых в территориальные подразделения заданий и поручений подразделениями ведется их учет.
Подразделения не реже одного раза в полугодие ревизируют направленные в территориальные подразделения задания и поручения на предмет отмены тех из них, которые утратили свою актуальность.
Отмена задания и поручения с постоянным или периодическим сроком исполненияосуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы департамента, о чем незамедлительно доводится до сведения исполнителей на местах.
31. Контроль за исполнением конкретного планового и внепланового задания и поручения осуществляет отдел департамента, который его под­готовил и направил на места.

6.2. Выезды на места

32. Выезды на места осуществляются в соответствии
с планом работы департамента с целью проверки или оказания помощи в организации работы территориальных подразделений, изучения положительного опыта, а также проведения проверки деятельности государственных органов.
33. При подготовке к выезду в территориальные подразделения следует проанализировать имеющиеся в Департаменте статистические и иные материалы, характеризующие состояние работы в проверяемом регионе, ознакомиться   с     решениями колле­гии Департамента, результатами предыдущих проверок и принятыми по ним решениями, определить в соответствии с целями выезда основные направления работы, составить план проведения проверки.
План проверки составляется руководителем группы выез­жаю­щих работников и план комплексной  проверки утверждается – начальником.
34. Комплексные проверки проводятся с целью всестороннего изучения состояния деятельности подразделения, целевая - при необходимости изучения в подразделениях состояния отдельных направлений деятельности.
Комплексные проверки проводятся один раз в три года,  организуются отделом организационно-контрольной и кадровой работы и возглавляются руководителями группы.
Состав группы для проведения комплексных проверок формируется из числа наиболее опытных и подготовленных сотрудников отделов Департамента, определяемых их руководством. Инструктаж проводит руководитель группы.
35. Внеплановые выезды (в связи с чрезвычайными происшествиями, для проверки жалоб, решения иных вопросов) проводятся по указанию начальника.
36. Продолжительность выезда для целевых проверок должна составлять не более 5 дней, а для проведения комплексных про­ве­рок - 10 дней, без учета времени нахождения в пути.
Срок проверки может быть продлен начальником, принявшим решение о производстве проверки.
37. Справка о результатах проверки (комплексной - объемом не более 20 страниц, целевой - не более 5-7 страниц) сос­тав­ляется на месте и должна содержать анализ и оценку деятельности подразделения, ее должностных лиц, выводы о причинах допущенных недостатков и нарушений, рекомендации по их устранению.
Справка подписывается руководителем группы и всеми ее членами, один экземпляр вручается начальнику проверенного подразделения для ознакомления.
38. По возвращении из командировки руководитель группы
в 3-дневный срок обязан доложить о результатах выезда начальнику.
39. Результаты комплексных проверок выносятся на обсуждение коллегии Департамента или оперативного совещания с участием начальника.
40. Порядок и условия возмещения расходов работников Департамента, направляемых в служебные командировки в пределах республики, определяются Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428, а также приказом Министерства юстиции от 4 ноября 2008 года № 736 «О некоторых вопросах финансовой деятельности Министерства юстиции Республики Казахстан».
41. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы при выезде работника в командировку обеспечивает оформление необходи­мых документов, а такжеведет учет выездов сотрудников Департамента.

6.3. Вызов работников с мест

42. Вызов сотрудников структурных подразделений осуществляется по указанию начальника.
43. Срок командировки работника, вызываемого на заседание коллегии, оперативное совещание, для отчета о результатах работы и аттестации, не должен превышать 5 рабочих дней, за исключением стажировки, которая должна составлять не более 10 календарных дней, не считая времени нахождения в пути.
Срок стажировки может быть продлен начальником на основании мотивированной служебной записки начальника отдела, но не более 30 календарных дней.

7. Оформление, прохождение, рассмотрение
входящей и исходящей корреспонденции

44. Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции и иных служебных документов в Департаменте осуществляется в соответствии с законами Республики Казахстан «Об административных процедурах», «О порядке рассмотрения обращений физических лиц и юридических лиц», «О языках», другими нормативными правовыми актами и  ведомственными приказами, регламентирующими работу по делопроизводству в департаменте юстиции, а также настоящим Регламентом.
Все подготавливаемые служебные документы должны оформляться только на государственном языке, за исключением проектов нормативных правовых актов. При необходимости служебные документы могут составляться на русском языках в качестве приложения к основному документу на государственном языке, при этом на бланке Департамента должен распечатываться вариант документа, составленный на государственном языке.
Работа по регистрации корреспонденции и контролю исполнения документов осуществляется посредством АИС ЕУОЛ.
45. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляетсяотделом организационно-контрольной и кадровой работы по защите государственных секретов в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности. Порядок и условия организации электронного документооборота не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.
46. Делопроизводство в приемной начальника, заместителей начальника ведется специалистом при­емной, на которого возлагается персональная ответственность за прохождение документов и надлежащее их хранение.
Ответственность за ведение делопроизводства (учет, сохранность и своевременное прохождение документов, контроль за их исполнением) и состояние АИС ЕУОЛ в подразделениях возлагается на их начальников. В подразделениях определяется конкретный специалист, на которого возлагается персональная ответственность за про­хождение документов и надлежащее их хранение.
Координацию работы специалистов подразделений и приемной начальника, заместителей начальника по ведению делопроизводства осуществляет отдел ОКиКР.
47. Входящая корреспонденция, за исключением корреспонденции из Министерства юстиции РК принимается Департаментом в рабочие дни с 9.00 до 17.00 часов.
48. Документы, подготовленные государственными органами во исполнение срочных поручений (со сроком исполнения до 10 календарных дней), принимаются в течение рабочего дня, при предъявлении документа, подтверждающего срочность (копии актов и поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Министерства юстиции РК).
49. Документы, поступившие от государственных органов, должны быть оформлены на соответствующем гербовом бланке установленного образца и содержать следующие обязательные реквизиты:
исходящий номер и дату;
ссылку на соответствующие акты и поручения Президента, Администрации Президента, Парламента, Правительства и Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Министра юстиции Республики Казахстан, Ответственного секретаря, а также при ответе на запрос государственного органа – номер  и дату запроса;
подпись первого руководителя государственного органа или его заместителя;
фамилию исполнителя и номер его телефона.
Входящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований настоящего Регламента, не принимается и (или) возвращается канцелярией в тот же день соответствующему государственному органу.
Поступающая в Департамент корреспонденция принимается под роспись с указанием даты и времени приема.
50. Канцелярией оперативно проводятся предварительное рассмотрение, сортировка и регистрация поступившей корреспонденции.
Срочная корреспонденция в копиях незамедлительно передается подразделениям в зависимости от того, в чью компетенцию входит рассмотрение соответствующих вопросов.
Заместителям начальника передается канцелярией на рассмотрение корреспонден­ция непосредственно им адресованная, а также корреспонденция по курируемым ими вопросам. Подразделения рассматривают поступившую к ним корреспонденцию и принимают соответствующие решения по всем вопросам, входящим в их компетенцию.
51. Канцелярией регистрация, распределение, оформление и доведение корреспонденции до адресатов осуществляются в течение двух часов с момента ее поступления в Департамент, а срочной - незамедлительно (во внеочередном порядке).
52. Поступающая корреспонденция в зависимости от важности, срочности и характера вопроса незамедлительно рассматривается специалистом отдела организационно-контрольной и кадровой работы, который готовит проекты соответствующих поручений, оформляемых в виде резолюций, и вносит их на подпись начальнику.
Рассмотренная руководством Департамента входящая корреспонденция передается в канцелярию для надлежащего оформления и постановки на контроль в соответствии с поручениями руководства Министерства с последующей передачей начальнику отдела (исполнителю).
53. Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут начальники отделов, подразделений департамента (либо лица, исполняющие их обязанности) и испол­нители документов.
Запрещается передача кому бы то ни было копий документов департамента без разрешения начальников отделов.
54. При переписке внутри департамента бланки департамента установленного образца не используются. Бланки департамента изготавливаются типографским способом по заявкам отдела бухгалтерского учета и отчетности для последующей выдачи подразделениям.
55. Передача документов из одного отдела в другой должна осуществляться следующим образом:
в случае отсутствия резолюции начальника - по договоренности начальников отделов по их согласию, а при наличии разногласий - на основании служебной записки, вне­сенной на имя начальника;
в том случае, когда к документу имеется резолюция начальника с поручением в адрес одного из отделов, передача таких документов на исполнение в другой отдел возможна только на основании письменного указания начальника  путем внесения отделом служебной записки на имя начальника.
Передаваемый документ должен быть направлен в канцелярию для внесения соответствующих отметок и передачи отделу, ответственному за исполнение.
56. Подготовка, согласование и оформление исходящей корреспонденции осуществляются в соответствии с требованиями Законов «Об административных процедурах», «О языках в Республике Казахстан», Регламента Правительства Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300 (далее - Регламент Правительства), Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента, Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра, Инструкции по делопроизводству в департаменте и настоящим Регламентом.
57. Вся исходящая корреспонденция сдается в канцелярию работниками департамента для отправки до 12.00 часов в рабочие дни. Служебные документы, а также срочная корреспонденция могут сдаваться в канцелярию для отправки в течение всего рабочего дня.
Корреспонденция департамента канцелярией принимается для отправки только в случае их подписания начальником, заместителями начальников.
58. Ненадлежащим образом оформленные документы (подписанные неуполномоченным лицом, без указания соответствующих рек­визитов исполнителя, не имеющие электронного варианта и т.д.) возвращаются канцелярией  в соответствующие отделы для доработки.

8. Порядок прохождения служебных документов
в Департаменте

59. Документы, адресованные Министру, Ответственному секретарю, вице-министрам подписываются начальником Департамента.
60. Проекты приказов начальника го­товятся отделом организационно-контрольной и кадровой работы и подписываются начальником.
61. Проекты приказов Департамента не должны содержать указаний либо поручений структурному подразделению центрального аппарата Министерства.
62. После принятия и регистрации приказа начальника по основной деятельности его ознакомление с заинтересованными подразделениями, а также рассылка производится отделом ОКиКР.
Своевременное ознакомление работников вверенных подразделений с приказом начальника возлагается на их начальников.

63. Служебная переписка отделов, управлении юстиции по вопросам, касающимся их деятельности, подготовленная за подписью начальника, заместителей начальника, начальников управления должна передаваться в канцелярию для хранения в соответствующих номенклатурных нарядах (делах). Также в канцелярии подлежат хранению материалы по обращениям физических лиц и представителей юридических лиц, подготовленных отделами, ответы по которым подписаны начальником, заместителями начальника.
64. При уходе работника в отпуск, отсутствии по причине болезни, а также при выезде в командировку, по указанию начальника отдела согласно акту приема-передачи имеющиеся у него на исполнении служебные доку­менты передаются другому работнику.

9. Порядок взаимодействия департамента
 с  государственными органами

65. Заместители начальника, начальники отделов, управлении юстиции (по поручению начальника) по вопросам своей компетенции взаимодействуют и представляют Департамент во взаимоотношениях с соответствующими государственными органами, организациями и должностными лицами.
66. Рассмотрение актов прокурорского надзора, направленных в адрес Департамента, осуществляется по поручению начальника тем отделом, в чью компетенцию входят вопросы, ставшие предметом акта прокурорского надзора.
67. Департамент для решения вопросов, входящих в совместную компетенцию с другими государственными органами, принимают при необходимости в установленном порядке решения в виде совместных приказов.

10. Контроль исполнения

68. Организация контроля за своевременным исполнением поручений осуществляется в соответствии с Конституционным законом Республики Казахстан «О Правительстве Республики Казахстан», Законом «Об административных процедурах», «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Указом Президента Республики Казахстан от 2 октября 1998 года № 4097 «Об утверждении Положения о порядке подготовки, согласования, представления на подпись актов, проведения мониторинга нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан и контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики», а также иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
69. На контроль берутся следующие, в том числе секретные, документы (далее – контрольные документы):
1) акты прокурорского надзора;
2) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;
3) обращения физических лиц и представителей юридических лиц;
4) проекты нормативных правовых актов, поступающие в Департамент для согласования;

• приказы, протоколы, решения коллегии, плановые мероприятия, поручения руководства Министерства, в т.ч. данные на аппаратных и оперативных совещаниях.

Контроль исполнения документов с грифом секретности осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы.
70. При постановке контрольного документа на контроль сотрудник отдела ОКиКР проставляет на документе «Взято на контроль/Бақылауға алынды» с обязательным указанием внутреннего срока исполнения, отметка о котором делается в АИС ЕУОЛ.
При снятии с контроля контрольных документов, работник отдела ОКиКР должен снять с контроля.
Снятие с контроля документов, осуществляется незамедлительно после отправки контрольных документов через канцелярию либо при наличии отметки о получении документов нарочно. 
71. Контрольные документы исполняются отделами в срок, установленный сотрудником отдела ОКиКР, а при отсутствии конкретного срока в месячный срок со дня регистрации документа в Департаменте.
72. Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов со сроком исполнения от 5 до 10 календарных дней, передаются на подпись начальнику, заместителям начальника не позднее, чем за один рабочий день до окончания срока исполнения.
73. Поручения, имеющие в тексте пометку «срочно» или «ускорить», исполняются в течение 10 дней и представляются исполнителем для визы начальнику отдела за 4 дня до истечения установленного срока исполнения, курирующему заместителю начальника для визы либо на подпись - за 3 дня, начальнику на подпись – за 2 дня.   
Поручения со сроком исполнения менее 10 дней представляются исполнителем на подпись начальнику, заместителям начальника за 1 день до истечения установленного срока исполнения, а соисполнители вносят свои предложения начальнику отдела,  осуществляющему свод, не позднее, чем за 2 дня. 
74. При поступлении контрольных документов, по которым Департамент определен соисполнителем, отдел, являющийся ответственным исполнителем должен направить свои предложения государственному органу, за которым определен созыв, не менее чем за 3 дня до установленного для него срока исполнения, а по поручениям со сроком исполнения менее 5 дней - в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения - в электронном виде. 
75. При исполнении контрольных документов несколькими отделами ответственным является отдел, рядом с наименованием которого стоит пометка, либо указанное в поручении первым, которое имеет право вносить предложения о переносе срока исполнения
76. Соисполнители поручения вносят свои предложения отделу, осуществляющему свод, не позднее, чем за 5 дней до истечения установленного срока исполнения поручения.
77. Если контрольный документ не может быть исполнен в установленный срок, вносится служебная записка на имя начальника о продлении срока его исполнения с обязательным указанием причины задержки, конкретных сроков исполнения.
Продление срока исполнения контрольных документов допускается в исключительных случаях, при этом одновременно рассматривается вопрос о дисциплинарной ответственности виновных работников в переносе сроков исполнения.

11. Рассмотрение обращений граждан, юридических лиц
 и организация приема граждан и представителей юридических лиц
в Департаменте

78. Рассмотрение обращений, а также организация приема физических лиц и юридических лиц в Департаменте осуществляется в соответствии с Законами «Об административных процедурах», «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан», а также ведомственными приказами, регламентирующими работу по делопроизводству в органах юстиции Республики Казахстан.